AI로 만드는 실수 없는 '자동 계산 출석부'

AI로 만드는 실수 없는 '자동 계산 출석부'

선생님들, 매월 말일이 되면 출석부를 붙잡고 씨름하지 않으시나요?

 

종이 출석부에 동그라미(O), 엑스(X)로 표시된 아이들의 출결 현황을 보며, "이번 달 등원 일수가 며칠이지?" 하고 하나하나 손으로 세다 보면 눈이 침침해지고 계산 실수가 나오기 십상입니다.

혹시라도 교육청 감사나 부모님 상담 시 숫자가 틀리면 곤란한 상황이 발생하기도 합니다.

 

복잡한 유료 프로그램을 쓰지 않아도, 우리가 흔히 쓰는 '엑셀'이나 '구글 스프레드시트'에 AI의 도움을 조금만 보태면, 자동으로 숫자가 계산되고 통계가 나오는 똑똑한 출석부를 만들 수 있습니다.

 

오늘은 복잡한 엑셀 함수를 몰라도 괜찮습니다. AI에게 명령하여 나만의 '자동 출결 관리 시스템'을 구축하는 방법을 단계별로 소개합니다.

Step 1. 엑셀 공포증 극복하기 (도구 선정)

많은 선생님이 엑셀을 어려워하는 이유는 '수식(함수)' 때문입니다. 하지만 이제 수식은 선생님이 외우는 것이 아니라 AI가 짜주는 것입니다.

 

우리는 그저 구글 스프레드시트(무료, 어디서든 접속 가능)나 엑셀을 켜고, AI에게 "이런 칸을 만들어줘"라고 말하기만 하면 됩니다.

Step 2. AI에게 출석부 틀과 수식 요청하기 (설계)

가장 기본이 되는 기능은 'O'를 입력하면 출석 일수가 올라가고, 'X'나 '/'를 입력하면 결석 일수가 올라가는 것입니다.

챗GPT나 뤼튼에게 다음과 같이 구체적으로 요청해 보세요.

[자동 계산 출석부 수식 요청]

"나는 유치원 교사야. 엑셀로 3월 출석부를 만들려고 해.

[구조]
- A열: 유아 이름 (3번 행부터 시작)
- B열~AF열: 1일부터 31일까지의 날짜
- AG열: 출석 일수 합계
- AH열: 결석 일수 합계

[요청사항]
날짜 칸에 'O'라고 쓰면 출석으로 인정되고, 'X'나 '결석'이라고 쓰면 결석으로 카운트되어서, 자동으로 AG열과 AH열에 숫자가 계산되게 하고 싶어. 여기에 들어갈 엑셀 수식(함수)을 알려줘."

AI의 예상 답변:
AI는 =COUNTIF(B3:AF3, "O")와 같은 정확한 함수를 알려줄 것입니다. 선생님은 이 수식을 복사해서 해당 칸에 붙여넣기만 하면 됩니다. 이제 'O'만 입력하면 합계가 저절로 바뀝니다.

Step 3. 주말과 공휴일 자동 색칠하기 (시각화)

출석부 작성 실수 1위는 바로 '주말'에 잘못 체크하는 것입니다. 토요일과 일요일 칸이 자동으로 빨간색이나 회색으로 변한다면 실수를 방지할 수 있습니다. 이것 또한 AI에게 물어보면 '조건부 서식' 규칙을 알려줍니다.

[주말 자동 색칠 기능 추가]

"엑셀 출석부에서 날짜가 적힌 행(1행)에 요일이 '토' 또는 '일'이라고 적혀 있으면, 그 아래 모든 칸의 배경색이 회색으로 바뀌게 하고 싶어. '조건부 서식'을 어떻게 설정하면 되는지 단계별로 알려줘."

Step 4. 통계 활용 및 보고서 작성 (활용)

이렇게 만들어진 데이터는 학기 말 '생활기록부'나 '부모 상담' 때 강력한 무기가 됩니다.

• 개인별 출석률 확인: "어머니, 민준이가 이번 학기에 체험학습을 포함해 총 95% 출석했습니다."라고 정확한 수치로 상담할 수 있습니다.
• 감염병 관리: '질병'이나 '조퇴' 같은 특정 키워드도 카운트하도록 설정하면, 우리 반 건강 상태 통계를 한눈에 볼 수 있습니다.

마무리하며

처음 한 번 양식을 만드는 것이 번거롭게 느껴질 수 있지만, 딱 30분만 투자해서 틀을 만들어두면 1년 내내, 아니 평생의 업무 시간이 획기적으로 줄어듭니다.

 

단순 반복 계산은 컴퓨터에게 맡기세요.

그리고 선생님은 그 시간에 아이들의 얼굴을 한 번 더 바라보고, 따뜻한 커피 한 잔의 여유를 가지시길 바랍니다.

 

업무 자동화는 '칼퇴'를 위한 기술이 아니라, 교육의 질을 높이는 첫걸음입니다.